การขาย

การขาย

            วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาจะมาบริโภคสินค้าของเรา

แผนกงานขาย/การตลาด   มีหน้าที่ดังนี้

        - สำรวจความพึงพอใจของลูกค้า

        - วางแผนกลยุทธ์การตลาดเพื่อเพิ่มและขยายส่วนครองตลาด

        - หาช่องทางการขายสินค้าให้ได้มากที่สุด

        - ประชาสัมพันธ์สินค้า

ปัญหาของแผนกขายคือ
1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ  ซึ่งมีเอกสารดังนี้
                                1.1  เอกสารข้อมูลลูกค้า
                                1.2  เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
                                1.3  เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน  เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง  แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง  ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน
3. ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น  เบอร์โทรศัพท์  ที่อยู่  เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย  ๆ
4. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็ค สินค้าและจำนวนสินค้า รวมถึงไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าในวงกลางได้  อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับ ซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่ เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรง ตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ
              1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
              2.  จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
              3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกในการพัฒนา

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

      ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) 

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

การประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้นํ้าหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4  ระดับ ดังนี้

       นํ้าหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 – 90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

       นํ้าหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 – 70   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

       นํ้าหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 – 50   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

       นํ้าหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าจะนำซอฟต์แวร์ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและ

ตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

     ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตาราง

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

การประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้นํ้าหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4  ระดับ ดังนี้

       นํ้าหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 – 90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

       นํ้าหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 – 70   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

       นํ้าหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 – 50   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

       นํ้าหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

               จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าเลือกบริษัท B  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

    ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

            จากการพิจารณาสามารถสรุปได้ว่าทางทีมงาน มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ ไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำ รองฉุกเฉิน เป็นต้นรวมทั้งสิ้น 250,000 บาท

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 3 แนวทาง

แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบ B

ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้อง การของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน

 แนวทางเลือกที่ 2 การจ้างบริษัทเพื่อพัฒนาระบบ B

ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้อง การของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่ กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรม การใช้งานน้อย

ข้อเสีย ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนข้างสูง

ผล จากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การ พิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสอง โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 3  ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้อง การของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

ข้อเสีย  พนักงานยังไม่ค่อยชำนาญในการทำงานมากนัก ทำให้อาจเกิดมีความล่าช้าในการทำงานได้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

              ได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานและความคุ้มค่าใช้ในการลงทุนแล้ว 

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบการขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเสมือนลูกค้าเป็นพี่น้องของเราและใช้เป็นระบบที่ใช้ในการขายสินค้า

วัตถุประสงค์

                เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความทันสมัยของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ และพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้  ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้
• ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
• ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน  แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
• ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 
• ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

• เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 
• ข้อมูลมีความแตกต่าง  เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง
• เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า
• การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
• ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
• เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้
• ยากต่อการหาข้อมูล
• การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่ 

• ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
• สามารถเก็บ  และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้
• สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้
• สามารตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการจองได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

• ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
• ลดระยะเวลาในการทำงาน
• ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
• การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แนวทางในการพัฒนา

การ พัฒนาระบบ เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการขายและในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น   สั่งซื้อสินค้า การตรวจสต็อกสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน  ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำ งาน   เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ ทั้งหมด  7 ขั้นตอน             

                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. การออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

                เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือ ให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการ บริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทสวีทตี้ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

• การสั่งซื้อสินค้า
• การเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการสั่ง
• การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้าง แนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้น ตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

• เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
• กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
• วางแผนการทำงานของระบบใหม่ 

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

1.ศึกษา ขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม  ดูว่าการทำงานของบริษัท  มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบ เดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งจองสินค้า

2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3.จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้    เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว   ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ

                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่ง ในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์ม หรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

          ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

                1. เขียนโปรแกรม

                2. ทดสอบโปรแกรม

                3. ติดตั้งระบบ

                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

                แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

                -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                -  ประมาณการใช้ทรัพยากร

                -  ประมาณการใช้งบประมาณ

                -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)  

การกำหนดความต้องการของระบบ 

             เมื่อระบบการขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้าง แล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

                    ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถา(Questionnaire)  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม   ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มี เวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ       ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้ 

               ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคล ที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการ สัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  ดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์  ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ ข้อมูลดังตัวอย่าง

ตัวอย่างแบบสอบถาม

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

                2. ความต้องการในระบบใหม่

                3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 

                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

                -แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                -แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

                -แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

           

2. ความต้องการในระบบใหม่

                2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

                2.2 สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว

                2.3ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ 

                2.4สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้

                2.5 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความต้องการของผู้ใช้กับระบบงานใหม่

         จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

                1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

                2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

                4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

                5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

                6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า 

              ขั้นตอนที่ 4

     แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process  Modeling)

       จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ

        (System Requirement Structuring)

          ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

Context Diagram

อธิบาย Context  Diagram

ลูกค้า

        ลูกค้าจะส่งรายการสินค้าที่ซื้อไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งใบเสร็จไปให้ลูกค้า

ตัวแทนขาย

        ตัวแทนชายจะส่งในเสร็จของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ตัวแทนขาย

พนังงาน

         พนักงาน จะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ และระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงานไปให้พนักงานพนักงานจะส่งข้อมูลลูกค้า ไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานลูกค้าไปให้ พนักงาน         

พนักงานจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลสินค้าคงเหลือไปให้พนักงา    

ผู้จัดการ

        ผู้จัดการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบและระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลที่สั่งซื้อสินค้าและรายงานยอดขายสินค้าไปให้ผู้จัดการ

DFD  LEVEL    0

อธิบาย Level 0

1.ระบบข้อมูล

2.ระบบขายสินค้า

3.ระบบจัดทำรายงาน

4.ระบบสั่งซื้อสินค้า

1.ระบบข้อมูลพนักงาน

พนักงาน ส่งข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงานไปยังระบบ ระบบก็จะทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังแฟ้มลูกค้าและแฟ้มลูกค้าจะทำการเก็บ ข้อมูลลูกค้าไว้ในระบบข้อมูล ระบบข้อมูลจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังแฟ้มพนักงานและแฟ้มพนักงานจะทำการเก็บ ข้อมูลพนักงานไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลประเภทไปยังแฟ้มประเภท และแฟ้มประเภทจะทำการเก็บข้อมูลประเภทไว้ในระบบ ระบบข้อมูลจะทำการส่งข้อมูลสินค้าไปยังแฟ้มสินค้าและแฟ้มสินค้าจะทำการเก็บ ข้อมูลสินค้าไว้ในระบบ

2.ระบบขายสินค้า

แฟ้มลูกค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าทำการส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการเก็บข้อมูลสินค้าไว้ในแฟ้มสินค้า

3.ระบบจัดทำรายงาน

แฟ้ม ลูกค้าจะส่งข้อมูลลูกค้าไปยังระบบ แฟ้มพนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มประเภทจะส่งข้อมูลประเภทไปยังระบบ แฟ้มสินค้าจะส่งข้อมูลสินค้าไปยังระบบ แฟ้มใบเสร็จรับเงินจะส่งข้อมูลการขายสินค้าไปยังระบบ แฟ้มรายละเอียดการขายจะส่งข้อมูลรายละเอียดการขายไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งใบเสร็จรับเงินไปยังลูกค้าและลูกค้าจะทำการส่งใบเสร็จรับเงิน ไปยังระบบ ระบบจะส่งรายงานข้อมูลสั่งซื้อและรายงานยอดขายสินค้าไปยังผู้บริการและผู้ บริหารก็จะทำการส่งยอดขายสินค้าไปยังระบบ ระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลพนักงาน รายงานสินค้าคงเหลือและรายงานข้อมูลลูกค้าไปยังพนักงาน

4.ระบบสั่งซื้อสินค้า

แฟ้ม พนักงานจะส่งข้อมูลพนักงานไปยังระบบ แฟ้มตัวแทนขายจะส่งข้อมูลผู้จำหน่ายไปยังระบบ ตัวแทนขายจะส่งใบสั่งของไปยังระบบและระบบจะทำการส่งข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้า ไปให้ตัวแทนขาย ระบบจะส่งข้อมูลไปยังแฟ้มสินค้าส่งข้อมูลสั่งซื้อไปยังแฟ้มสั่งซื้อสินค้า ส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังแฟ้มร้ายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มสั่งซื้อสินค้าจะส่งข้อมูลการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำรายงาน แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายละเอียดการสั่งซื้อไปยังระบบจัดทำ รายงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  1 

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  1     

1.1      ตรวจสอบความถูกต้อง

1.2      แสดงข้อมูล

1.3      บันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบ

เป็นขั้นตอนตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยจะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า ดึงข้อมูลพนักงานจากแฟ้มพนักงาน ดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า เพื่อนำมาประมวลผลความถูกต้องมาขั้นตอนแสดงข้อมูลหลังจากนั้นบันทึกข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและส่งข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบไปยังพนักงาน

DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  2

        2.1 ตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อ

        2.2 แสดงรายละเอียดสินค้า

ขั้น ตอนแรก เป็นขั้นตอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อโดยที่จะทำการดึงข้อมูล สินค้ามาจากแฟ้มสินค้าและราคาส่งสินค้าที่ต้องการซื้อมาตรวจสอบ เมื่อตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการซื้อก็จะมาแสดงรายละเอียดสินค้าในขั้น ตอนที่สองคือขั้นตอนแสดงรายละเอียดสินค้าหลังจากนั้นจะทำการส่งรายการสินค้า ที่ต้องการซื้อจากขั้นตอนที่สองไปยังลูกค้า

DFD  LEVEL    1  Of  Process  3

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  3

         3.1 ตรวจสอบข้อมูล

         3.2 พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 2 ขั้นตอน

       ขั้น ตอนที่ 1 ตรวจสอบข้อมูลโดยทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าและผู้จัดการส่งยอดขาย สินค้าไปตรวจสอบข้อมูลเมื่อตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดแล้วก็จะทำการพิมพ์ข้อมูลใน

        ขั้นตอนที่2 คือขั้นตอนพิมพ์ ขั้นตอนพิมพ์ก็จะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มลูกค้า ดึงข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูล การสั่งซื้อสินค้าและทำการรายงานยอดขายสินค้าที่จะต้องการไปยังผู้จัดการ

DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

อธิบาย DFD  LEVEL    1  Of  Process  4

4.1 ตรวจสอบข้อมูล

4.2 เลือกรายการสินค้า

4.3 รายละเอียดสินค้า

4.4 ยืนยันการสั่งซื้อ

4.5 บันทึก

4.6 พิมพ์

จะมีขั้นตอนทั้งหมด 6 ขั้นตอน

        ขั้นตอนที่1 ตรวจสอบรหัสใบสั่งซื้อสินค้าโดยจะทำการดึงข้อมูลตัวแทนขายจากแฟ้มตัวแทนขายดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้า ตัวแทนขายจะส่งเลขที่ใบสั่งซื้อรหัสพนักงาน มาตรวจสอบ เมื่อทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ก็จะนำมาตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินใน 

         ขั้นตอนที่2 เมื่อตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินแล้วก็จะนำมาแสดงรายละเอียดใน 

         ขั้นตอนที่3 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลรายละเอียดการสั่งซื้อจากแฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้า และส่งรายละเอียดการชำระเงินไปยังตัวแทนขาย เมื่อเสร็จแล้วจะทำการยืนยันการสั่งซื้อใน 

         ขั้นตอนที่4 โดยขั้นตอนนี้จะทำการดึงข้อมูลสั่งซื้อสินค้า จากแฟ้มสั่งซื้อสินค้า และตัวแทนขายจะทำการยืนยันการสั่งซื้อ หลังจากนั้นจะมาทำการบันทึกใน 

         ขั้นตอนที่5 โดยขั้นตอนนี้จะทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดไว้ที่แฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อสินค้าจากนั้นจะทำการพิมพ์ใน 

         ขั้นตอนที่6 ขั้นตอนนี้จะทำการพิมพ์ในเสร็จ ใบส่งของไปยังตัวแทนขาย 

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าต่าง Login เพื่อเข้าสู่ระบบการขาย

หน้าต่าง Login เพื่อเข้าสู่ระบบการขาย

หน้าต่างหน้าหลักแสดงส่วนต่างๆของระบบ

หน้าต่างรายชื่อลูกค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลลูกค้าที่ต้องการได้

หน้าต่างรายชื่อสินค้า แสดงหมวดหมู่สินค้า หมายเลขสินค้าและรายละเอียดสินค้าต่างๆที่ต้องการทราบ

หน้าต่างรายการขายสินค้า แสดงหมายเลขใบกำกับภาษี หมายเลขสินค้าและจำนวนเงิน

ออกแบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลตาราง user เก็บข้อมูลของรายชื่อลูกค้า

ฐานข้อมูลตาราง Acc_order เก็บข้อมูลรายชื่อสินค้าพร้อมรายละเอียดของสินค้า

ฐานข้อมูลตาราง Account _1 เก็บข้อมูลรายการขายสินค้าพร้อมรายละเอียด

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

    ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่

         1. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน

         2. รายชื่อสินค้า มีหน้าที่ในการแจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ

         3. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมี ปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง เมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว