การคลัง

ระบบงานการคลัง

วัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการตรวจนับสินค้าคงเหลือภายในโรงงาน รวมถึงการเช็คจำนวนของสินค้าต่างๆ


แผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ มีหน้าที่
 - วางแผนควบคุมบริหารการสั่งซื้อวัสดุใช้งานทั่วไป ภาชนะบรรจุบรรจุภัณฑ์ต่าง ๆ
 - การจัดหาพื้นที่เช่าเพิ่มเติมให้สามารถรับปริมาณสินค้า
 - วางแผนควบคุมการปิดฉลาก หีบห่อสินค้า เพื่อส่งออกหรือส่งขายได้ทันเวลาที่ลูกค้า


ปัญหาของแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ
  - ทำให้ยุ่งยากต่อพนักงานในการเช็คของ
  - ในแต่ละคนปิดฉลากไม่เหมือนกันไม่เท่ากัน ทำให้ฉลากที่ออกไปนั้นไม่สมบูรณ์และไม่เหมือนกัน


การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการคลังมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และความต้องการของระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าวและผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จา ลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ


ทางเลือกที่ 1 : ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

การประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้นํ้าหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4  ระดับ ดังนี้

       นํ้าหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 – 90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

       นํ้าหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 – 70   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

       นํ้าหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 – 50   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

       นํ้าหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30   เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าจะนำซอฟต์แวร์ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและ

ตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 2: ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ 

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2 

ใช้เกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เช่นเดียวกันกับแนวทางเลือกที่ 1 ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

จากการประเมินสามารถสรุปได้ว่าเลือกบริษัท B  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นสมควรว่าให้นำแนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

            จากการพิจารณาสามารถสรุปได้ว่าทางทีมงาน มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ ไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำ รองฉุกเฉิน เป็นต้นรวมทั้งสิ้น 250,000 บาท

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางทั้งสามตามที่ได้นำโดยมีรายละเอียดดั้งตารางนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                จากข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสามได้ทำการเปรียบเทียบเพื่อให้ผู้บริหารได้ตัดสินใจได้ผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

              ได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานและความคุ้มค่าใช้ในการลงทุนแล้ว 

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                 นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการคลัง บริษัทเพื่อลดภาระของฝ่ายการคลัง

วัตถุประสงค์

                 โครงการการพัฒนาระบบการคลัง มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบการคลัง ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ

                   โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบการคลัง ของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

• ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

• ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

• ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยามากที่สุด

ความต้องการในระบบใหม่

ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

• ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

• สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รายการสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้

• สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

• สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

• การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายจัดส่ง

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

• บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้าได้

• บริษัทสามารถทราบยอดการ เบิกสินค้าออกจากคลัง ได้

• บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

• ขั้นตอนการทำงานของระบบการคลังในบริษัทที่มีความรวดเร็ว

• การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

• ลดระยะเวลาในการทำงาน

แนวทางในการพัฒนา

     การพัฒนาระบบของบริษัท  UFO จำกัด  เป็นการพัฒนาระบบในส่วน ของแผนกการคลังในส่วนของการทำงานเกี่ยวกับการคลัง ต่างๆเช่นเช็ค สินค้าในคลัง เพื่อลดภาระของฝ่ายการคลังตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

                    ขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือ

ให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงาน

ในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

จึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือ  บริษัท  UFO จำกัด  ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น 

ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ • ระบบการคลัง

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                 ขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงานเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงาน

แต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าว

แล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

• ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

• กำหนดวัตถุประสงค์  ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

• วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานระบบเดิม ดูว่าการทำงานระบบการคลัง มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไร  เหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการตรวจสอบสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกันอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

                    ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบการรายงานข้อมูลสินค้าย้อนหลัง ฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น  สิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                   ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

• เขียนโปรแกรม

• ทดสอบโปรแกรม

• ติดตั้งระบบ

• จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

                    อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  ก็จะนำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องพัฒนาระบบการคลัง มีส่วนที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

- ประมาณการใช้ทรัพยากร

- ประมาณการใช้งบประมาณ

- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                       ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

-นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

-โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 7 เครื่อง

3.เครื่องพิมพ์ (Printer) จำนวน 2 เครื่อง

4. อุปกรณ์ต่อพวง จำนวน 7 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ประมาณการใช้งบประมาณ

1. ค่าตอบแทนสำหรับทีมพัฒนาระบบ                                                          120,000     บาท

2. ค่าอุปกรณ์ต่างๆในการดำเนินงาน                                                               75,000      บาท

3. ค่าบำรุงรักษาระบบ                                                                                      35,000      บาท

รวม                                                                                                                230,000       บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                     ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบรายรับ-รายจ่าย ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 6 เดือนนับตั้งแต่ เดือน มกราคม – มิถุนายน 2556 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ 

             เมื่อระบบการคลังได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้าง แล้ว
  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่
เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

 ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม(Questionnaire)  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม
ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มี เวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ
ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคล ที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่
ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการ สัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  เช่น  วิธีการสัมภาษณ์
 ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมี
อิสระในการให้ ข้อมูลดังตัวอย่าง

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

                2. ความต้องการในระบบใหม่

                3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และรายงายของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย  Windows  Server 2007

                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ  Windows XP 5 เครื่อง  Windows7 15 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

                - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

                - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

                - แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

                -แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

                -แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

                -แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

               1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 1 เครื่อง

1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 3 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

                2.1 สามารถสั่งซื้อสินค้าได้อย่างถูกต้องครบถ้วน

                2.2 สามารถเพิ่มการสั่งซื้อสินค้าได้ง่าย รวดเร็ว

                2.3ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

                2.4สามารถเช็คดูจำนวนสินค้าในสต๊อกได้

                2.5 สามารถค้นหาข้อมูลของลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

ความต้องการของผู้ใช้กับระบบงานใหม่

         จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

                1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

                2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

                3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

                4. พนักงานทุกฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

                5. มีการใช้งานที่ง่ายไม่สับซ้อน

                6. มีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process  Modeling)

จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ (System Requirement Structuring)

                หลังจากโครงการพัฒนาระบบการคลัง ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ

โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

อธิบาย Context Diagram คลังสินค้า
เริ่มแรก การเข้าใช้โปรแกรม โดย ที่ จะต้อง ทำการ Login ใช้งานระบบก่อน
Context Diagramo นี้จะเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับแผนกจัดซื้อ   แผนกบัญชีและการเงิน  แผนกการตลาด  และแผนกผลิตและบรรจุภัณฑ์
โดยที่แผนกจัดซื้อจะป้อนข้อมูลต่างๆให้กับระบบคลังสินค้า คือ
1.รายละเอียดของสินค้า
2.รายการสินค้าคงคลัง
3.รายงานสรุปวัตถุที่ต้องการซื้อ

 แผนกบัญชีและการเงินจะป้อนข้อมูลต่างๆให้กับระบบคลังสินค้า คือ
1.รายการขายสินค้า

แผนกการตลาดจะป้อนข้อมูลต่างๆให้กับระบบคลังสินค้า คือ
1.สินค้าที่ค้างสต็อก
2.สินค้าคงคลังทั้งหมด
3.รายงานการขายสินค้า

แผนกผลิตและบรรจุภัณฑ์จะป้อนข้อมูลต่างๆให้กับระบบคลังสินค้า คือ
1.รายละเอียดของสินค้า
2.รายการของสินค้าคงคลัง
3.รายงานของสินค้าที่ต้องการผลิตเพิ่ม

Data Flow Diagram 0

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0 จาก Context Diagram 

สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process 

ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

Process 1.0 เป็นระบบการประมวลสินค้าเข้า - ออก  สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้  แผนกผลิตและบรรจุภัณฑ์  ผลิตประเภทอาหาร
กำหนดวันหมดอายุ นำเข้าไปประมวลสินค้าเข้าและออก  ส่วนแผนกจัดซื้อ  รายงานสินค้าคงคลังในแผนกให้กับระบบ
Process 2.0 เป็นระบบประมวลการจัดสั่ง สามารถอธิบายข้อมูล Process ดังนี้
เมื่อนำข้อมูลจัดซื้อมาประมวลกรจัดสั่ง  จากนั้นแผนกจัดซื้อรายงานรายการที่ต้องสั่งซื้อเข้าระบบประมวลการจัดสั่ง  และแผนกบัญชีและการเงินนำการตรวจสอบยอดสิ้นค้าที่ซื้อไป
นำเข้าไปประมวลการจัดสั่ง  และสุดท้ายนำระบบการปรพมวลการจัดสั่งไปสู่ขั้นตอนต่อไป
Process 3.0 ระบบประมวลรายการขาย  สามารถอธิบายข้อมูล Process ดังนี้
แผนกการตลาดนำเข้าระบบการประมววลรายการขาย  จากน้นนำข้อมูลการขายเข้าระบบประมวลรายการขาย  และสุดท้ายแผนกบัญชีและการเงินนำเข้าสู่ระบบประมวลรายการขาย



โครงสร้างฐานข้อมูล ระบบคลังสินค้า ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูล โดยมีตารางดังต่อไปนี้
ตาราง User stock ใช้จัดเก็บ ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ โดยจะ ใช้ในการตรวจสอบของ Process Login

ตาราง Product ใช้จัดเก็บข้อมูลสินค้า

ตาราง Picking ใช้จัดเก็บข้อมูลประเภทสินค้า

ตาราง order

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าตาโปรแกรมเพิ่ม ลบ แก้ไข 

      หน้าตาโปรแกรมที่สามารถทำการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า ได้ โดยการกด ปุ่ม เพิ่ม ปุ่มลบ และปุ่มแก้ไข โดยข้อมูลที่เพิ่มจะ ต้องมี ชื่อสินค้า ราคา สินค้า จำนวนสินค้า ประเภทสินค้า สามารถ กด ปุ่ม พิมพ์เอกสาร เพื่อทำการพิมพ์เอกสารออกมา

หน้าตาโปรแกรมการนำสินค้าเก็บในคลัง

     หน้าตาโปรแกรมการนำสินค้าเข้าเก็บในคลัง จะ เป็นการเพิ่มข้อมูลชื่อสินค้าที่จะนำเก็บในคลัง จำนวนสินค้า โดยจะสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ได้ และ สามารถ สั่ง พิมพ์ได้

หน้าตาโปรแกรมการเบิกสินค้าออกจากคลัง

     หน้าตาโปรแกรม การเบิกสินค้าออกจากคลัง โดยการ เพิ่มข้อมูลสินค้าที่จะนำออกจากคลัง และสามารถเพิ่มลบแก้ไขรายการได้ แล้ว จะสามารถ สั่งพิมพ์ได้

หน้าจอโปรแกรม สรุปข้อมูลทั้งหมด

     โปรแกรม สามารถเรียกดู ข้อมูลทั้งหมดได้โดย การกดปุ่ม กำหนด ข้อมูลเพิ่มดูข้อมูลที่ต้องการเลือกดูแล้วสามารถพิมพ์ออกมาเป็นรายงานได้

ขั้นที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำเอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

แนะนำโปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย

    โปรแกรมระบบคลังสินค้า เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 4 ระบบ ได้แก่

1.ระบบการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า ของบริษัท สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข บันทึกข้อมูลของสินค้าในคลังได้

2.ระบบการเพิ่มข้อมูลการเพิ่มสินค้าในคลัง เพื่อเก็บข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังจะทำให้ทราบถึงยอดการมีอยู่ของสินค้าในคลังว่ามีจำนวนเท่าไหร่

3.ระบบการเบิกสินค้า เป็นระบบที่จะออกใบเบิกสินค้าให้กับพนักงาน โดย การเพิ่มข้อมูลลงในระบบ จะทำการพิมพ์ใบเบิกสินค้าให้กับพนักงานและจัดเก็บข้อมูลการเบิกสินค้าลงฐานข้อมูล

4.ระบบสรุปรายงานเป็นระบบที่สามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมด ในระบบ และ สามารถ สั่งพิมพ์รายงานออกมาในรูปแบบรายงาน การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไป พร้อมๆ กัน เพราะ ทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะ ถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิด การขัดข้องได้ จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบ ขนาน

ขั้นที่ 7

การซ่อมบำรุง

     การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา